در مجتمع‌های مسکونی بزرگ، وظیفه مدیریت ساختمان، می‌تواند همچون کاری دشوار و وقت گیر، تمامی وقت مدیر را بگیرد و مستلزم ابزارهای مناسبی برای انجام این کار مهم می باشد تا این وظیفه به خوبی انجام پذیرد و از تنش ها و اختلافات کاسته شود. در ادامه، چند راهکار و ابزار مفید برای انجام هر چه بهتر و ساده‌تر این کار پیشنهاد می دهیم.
- برقراری تعاملی دوستانه و سازنده با اهالی ساختمان و ساکنین: تعامل مناسب و سازنده با مالکان و ساکنان ساختمان، نخستین چیزی که یک مدیر ساختمان باکفایت مانند هر مدیر دیگری به آن نیازمند است. یک مدیر ساختمان خوب شیوهٔ مناسب کنار آمدن با هر کدام از اهالی و ساکنین را به درستی می داند و تا جایی که امکان دارد امور ساختمان و اختلاف‌ها را به شیوه‌های مسالمت‌آمیز حل و فصل نماید و از تنش های بوجود آمده بکاهد. البته این کار چندان ساده نیست و گاهی وقت‌ها راه حلی به جز روی آوردن به رویکرد‌های قهری و تنبیهی باقی نمی‌ماند؛ اما تا حد امکان باید از آن‌ها پرهیز نمود.
- گزارش منظم به ساکنین و مالکین از اتفاقات و امورساختمان : از دیگر راهکارها که افراد را به‌خوبی متقاعد می‌نماید تا با مدیریت ساختمان همکاری لازم رابعمل آورند، این است که گزارش به صورت منظم، دو هفته یک‌بار یا ماهانه، از نحوه‌ی هزینهٔ شارژ‌های دریافتی و اقدامات انجام‌شده برای تعمیر، نگهداری و زیباسازی ساختمان ارائه شود.علاوه بر شفاف‌سازی، این گزارش ها افراد را از نظر ذهنی آماده می سازد تا همکاری سازنده تری با مدیریت ساختمان داشته باشند. می‌توان این گزارش‌ها را در قالب خبرهای ساختمان در بخش تابلو اعلانات نرم افزار شارژ ساختمان به نمایش گذاشت تا همه در جریان فعالیت‌های انجام‌شده قرار گیرند.
- استفاده مناسب از ابزارها و اپلیکیشن‌های: مدیریت هزینه‌های ساختمان، محاسبهٔ شارژ و گزارش‌دهی به اهالی ساختمان کاری زمان‌بر و پرزحمت است که با استفاده از اپلیکیشن‌ها می‌توان تا حد زیاد آن را ساده تر نمود.
نرم افزار شارژ ساختمان
یکی از اپلیکیشن‌های پرکاربرد در زمینه مدیریت ساختمان نرم افزار شارژ ساختمان است که می‌توان آن را به آسانی دانلود و مورد استفاده قرار داد. این اپلیکیشن بیشترقوانین مربوط به مدیریت ساختمان را توضیح داده و به مدیر ساختمان کمک می‌نماید تا وظایف و اختیارات خود و مجمع عمومی ساختمان را به‌خوبی بشناسد. از جمله مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت ساختمان این است که مدیر ساختمان قادر است هزینه های ساختمان یا مجتمع را تعریف نماید و بر اساس آن شارژ هر واحد را به طور جداگانه محاسبه و نشان دهد. علاوه بر این می تواند با مشخص نمودن حساب های مجتمع و ثبت دریافتی ها و پرداختی ها، به مدیریت امور مالی مجتمع مسکونی بپردازد و از بروز نارضایتی هایی که ممکن است ایجاد شود، جلوگیری بعمل آورد. ارزش این اپلیکیشن به این است که مدیر ساختمان می‌تواند از جایگاهی کاملا حقوقی کارها را مدیریت نماید و در همهٔ اختلاف‌‌نظر‌ها به شکلی قانونی اقدامات لازم را پیش ببرد. توصیه می‌شود همهٔ افرادی که در نشست های ساختمان حاضر می‌شوند، یک نسخه از این اپلیکیشن را دانلود و نصب نمایند تا آن‌ها نیز از قوانین و مقرارت عمومی حاکم بر ساختمان مطلع شوند.
- ۹۸/۰۹/۰۴